Ordforklaringer

Driftsbudsjett: Oversikt over forventede inntekter og utgifter.

Likviditetsbudsjett: Oversikt over når det er forventet at penger går inn og ut av bankkonto.

Årsregnskap: Årsregnskapet skal inneholde resultatregnskap og balanse.

Resultatregnskap: Skal inneholde sum inntekter, sum kostnader og årsresultat.

Årsresultat: Inntekter minus utgifter.

Balanse: Oversikt over eiendeler, gjeld og egenkapital.

Eiendeler: Anleggsmidler og omløpsmidler. Omløpsmidler er varer og bankinnskudd.

Egenkapital: Enkelt sagt: Summen av lokallagets underskudd og overskudd over tid.

Gjeld: Gjeld betyr at du skylder noen noe.

Fordringer: Fordringer betyr at noen skyder deg noe.

Budsjett

Budsjettet sier noe om hvordan lokallaget skal bruke penger. Budsjettet sier noe om hva lokallaget vil prioritere å bruke penger på og henger derfor nøye sammen med handlingsplanen. Fordi Dysleksi Norge er en demokratisk organisasjon og medlemmene skal få være med på å bestemme, skal budsjettet vedtas på årsmøtet.

Styret bør gjennomgå budsjettet på styremøter så ofte som nødvendig. Når budsjettet justeres, kalles det en prognose. Det kan f.eks. være at dere legger inn tall i kolonnen ved siden av, så ser dere også lett hvor mye situasjonen har forandret seg gjennom året.

DRIFTSBUDSJETT OG LIKVIDITETSBUDSJETT

Du har kanskje hørt begrepene driftsbudsjett og likviditetsbudsjett. Et driftsbudsjett viser forventede inntekter og utgifter, mens et likviditetsbudsjett sier noe om når pengene kommer inn og ut. I driftsbudsjettet kan du se at dere har fått penger til en gitt aktivitet. Men dere må også vite når pengene kommer på konto, for å finne ut når dere kan ha aktiviteten.

Fordelen med et likviditetsbudsjettet er at du tydelig ser om dere har penger til å arrangere aktiviteter på det tidspunktet dere hadde tenkt.

TIPS TIL GOD BUDSJETTERING

• Bruk god tid!
• Sett opp budsjettet i sammenheng med aktivitene som planlegges.
• Vær så realistisk som mulig. Det er ingen god idé å overdrive! Da er det mer forsvarlig å bruke prinsippet om forsiktig budsjettering.
• Gjør det enkelt - budsjettet skal være oversiktelig, ikke for detaljert.
• Sett alltid opp en “buffer” til uforutsette kostnader. Gjerne 5%.
• Finn ut hva alt koster. Prøv å tenk igjennom alle detaljer.
• Få tilsendt pristilbud fra flere aktører ved store kostnader.
• Forsøk alltid å prute!
• Dobbeltsjekk at du har fått oppgitt alle priser inkludert mva!
• Få med alt. Det som ikke står i budsjettet, skal det heller ikke brukes penger på!

HVA HVIS INNTEKTENE KOMMER  INN PÅ BANK ET ANNET ÅR ENN AKTIVITETEN SKAL VÆRE?

Det kan skje med prosjekttilskudd og fakturering av egenandeler.

Eksempel: Tilskudd fra Frifond

Frifond betales ut til lokallag i september og skal brukes opp innen juni året etter. La oss si at lokallaget planlegger en aktivitet i februar. Hvis frifondstilskuddet ble ført opp som en inntekt det ene året, mens utgiftene ble ført året etter, ville det sett rart ut i regnskapet: Lokallaget ville gått i overskudd det ene året og underskudd det neste.

Riktig regnskapsføring: Tilskuddet føres som en gjeld det første året. Året etter føres det ut fra gjeld og inn som inntekt (debet gjeld og kredit inntekt)

Riktig budsjettering: I likviditetsbudsjettet står det at pengene kommer i desember. I driftsbudsjettet står det i budsjettet for året etter.

Eksempel: Fakturerte egenandeler

Hvis dere hadde et kurs i desember som dere fakturerte i desember med forfall mot slutten av desember, er det sannsynlig at dere ikke har fått alle pengene inn på bank før årsskiftet. Den samme situasjonen vil oppstå: Dere får et underskudd det første året og et overskudd året etter.

Riktig regnskapsføring: Summen som er fakturert føres som en inntekt og en fordring selv om pengene ikke har kommet på konto. Året etter når pengene har kommet inn føres summen som har kommet inn på bank ut av fordring.

Riktig budsjettering: I likviditetsbudsjettet står det at pengene kommer i januar. I driftsbudsjettet står inntekten året før.

BUDSJETTERE STØRRE AKTIVITETER

For litt større aktiviteter som for eksempel et mestringskurs over en helg med overnatting, kan det føles vanskelig å holde kontroll over alle inntekter og utgifter. Vi har laget en mal i Excel som gjør det enklere både å holde oversikt, og å se hvor mye mer eller mindre dere har råd til ved å justere egenandel, antall deltagere, rimeligere hotell/overnatting, etc.

Regnskap

Regnskapet er en oversikt over hva lokallaget har brukt pengene sine på. Der budsjettet viser hvor mye vi tror vi kommer til å bruke, viser regnskapet hvor mye vi faktisk har brukt. Regnskapet skal sørge for oversikt og kontroll.

Det er flere grunner til at regnskap må føres. Først og fremst er det fordi myndighetene og de aktørene som gir oss penger krever det. For Dysleksi Norge sentralt er det i tillegg viktig fordi vi har et moralsk ansvar ovenfor medlemmene våre for at pengene forvaltes på en god måte og kommer medlemmene og vår sak til gode. Men det er like viktig fordi det er nyttig: Når man har kontroll over økonomien blir det enklere å styre og ta gode avgjørelser, og vanskeligere å misbruke lokallaget økonomisk

BILAGSFØRING

Regnskapet føres fortløpende inn i en hovedbok (også kalt kassedagbok).

Hvert føring skal dokumenteres med et bilag. Bilaget er f.eks. mottatt faktura, en kvittering, eller et tilskuddsbrev. Bilagene oppbevares i en bilagsperm. Eksempel på hovedbok:

Bilagsnr.           Dato     INN      UT        Merknad

1          16.01.17          3 000               Oppstartsmidler

2          31.01.17                      489      Servering til styremøtet

Når hovedboken er ajour skal følgende regnestykke stemme: Bankinnskudd pr. 01.01.2017

+ sum inn (hovedbok)

- sum ut (hovedbok)

= saldo i bank pt.

TIPS FOR GOD REGNSKAPSFØRING

• Bruk god tid og før regnskapet så detaljert som mulig. Alt skal være dokumentert.
• Skriv gjerne rett på bilaget, eller i hovedboken hva inntektene og utgiftene gjelder.
• Samle på alt - ta vare på alle kvitteringer, bilag, kontoutskrifter og fakturaer!
• Opplæring - ta et kurs eller spør andre om hjelp hvis du er usikker.
• Grupper inntektene og utgiftene på samme måte som dere gjorde i budsjettet for å kunne sammenligne.
• Oppfølging/rapporter - lag gode rutiner for regnskapsføring/rapportering til styret.

PROSJEKTREGNSKAP

Mange av de som gir tilskudd krever at det leveres et prosjektregnskap etter at kurset er ferdig. Det føres på samme måte som resultatregnskapet, men hvor kun inntekter og kostnader som hører til prosjektet er tatt med.

REVISJON: HVEM, HVORFOR OG HVORDAN?

Revisjon er kontroll av regnskapet. Alle regnskaper bør gjennomgås og kontrolleres av en annen person enn den som har ført det, slik at både den som godkjenner regnskapet, og den som har ført det, kan skrive under på at det er i orden. En revisor må være uavhengig av styret for øvrig. Revisor bør kontrollere:

• Stikkprøver av bilagene. Er det gjort udokumenterte overføringer?
• Bankbeholdning pr. 01.01 og 31.12. Stemmer det med balansen?
• Er pengene brukt i henhold til budsjett?
• Skrive noter til regnskapet hvis det er noe som burde forklares for styret og årsmøtet.