Et grundig forarbeid er viktig før henvisning til pedagogisk-psykologisk tjeneste (PPT). Et vilkår for at retten til individuelt tilrettelagt opplæring skal bli utløst er at eleven ikke har til tilfredsstillende utbytte av det ordinære opplæringstilbudet. I dette ligger det to faktorer som må vurderes: Hva er den ordinære opplæringen ved skolen, og hva er et tilfredsstillende utbytte av denne for den enkelte elev? Dette innebærer at det vil være ulikt fra skole til skole om retten til individuelt tilrettelagt opplæring er utløst. Det kan være skoler med høyere lærertetthet, mindre elevgrupper, eller hvordan undervisningen legges opp som avgjør om eleven har behov for individuelt tilrettelagt opplæring. Når det gjelder vurderingen om eleven har et tilfredsstillende utbytte av opplæringen, vil det i de aller fleste tilfeller være en skjønnsmessig vurdering.

Så det første som må skje dersom det oppstår en mistanke om at eleven ikke har tilfredsstillende utbytte av opplæringen, er å undersøke hva den ordinære opplæringen består av, og deretter vurdere både hva som vil være et tilfredsstillende utbytte og om eleven får et slikt utbytte.

Vurdering av det ordinære opplæringstilbudet kan gjøres gjennom å se på hvordan målene for opplæringen ivaretas, det kan gjøres en vurdering av innholdet, man kan se på muligheter for bruk av mindre grupper, voksentetthet og hjelpemidler. Det må gjøres en vurdering av hvilke organisatoriske og pedagogiske differeringstiltak som er i bruk.

Når det ordinære opplæringstilbudet er kartlagt, må det gjøres en vurdering om eleven har et tilfredsstillende utbytte av dette tilbudet. I dette ligger det at skolen må gjøre en vurdering av elevens læreforutsetninger og hvilke utviklingsmuligheter eleven har. Skolen må også vurdere hva nedre grense for tilfredsstillende utbytte vil være. Her vil det være individuelle forskjeller. Det er ikke slik at alle har like forutsetninger for læring. Dersom det er mulig å endre det ordinære opplæringstilbudet slik at eleven kan får et tilfredsstillende utbytte, er det ikke sikkert at det er nødvendig med individuell tilrettelagt opplæring.

Det er viktig å være klar over at retten til individuell tilrettelagt opplæring er en individuell rettighet. Dette betyr at det er behovet som har betydning for om eleven får individuell tilrettelagt opplæring, ikke årsaken til behovet. I dette ligger det at diagnose, eller mangel på en diagnose, ikke er en begrunnelse nok til å avvise om en elev har behov for individuell tilrettelagt opplæring eller ikke. Med andre ord; om eleven har dysleksi, DLD eller spesifikke matematikkvansker har ikke noe å si for om eleven har rett til individuell tilrettelagt opplæring. Det er utbyttet eleven har av den ordinære opplæringen. Men elever med disse diagnosene er mer sårbare, og det er viktig å følge nøye med på om de har et tilfredsstillende utbytte av det ordinære opplæringstilbudet.

Vurderingen av om eleven har tilfredsstillende utbytte vil i stor grad være basert på skjønn. Måloppnåelsen i forhold til kompetansemålene i Kunnskapsløftet vil være en stor hjelp i denne vurderingen, men det er også andre deler av opplæringen som vil ha betydning. Det vil også være variasjoner i forhold til hvilket utbytte den enkelte elev har. Dersom eleven ikke har utbytte av opplæringstilbudet, er det jo en klar sak. Men det vil kunne være elever som har noe utbytte, og som kanskje trenger individuell tilrettelagt opplæring i noen fag.

Dersom det blir vurdert at eleven ikke har tilfredsstillende utbytte av det ordinære opplæringstilbudet, plikter skolen, i samarbeid med foreldrene, å henvise eleven til PPT. At dette gjøres i samarbeid med foreldrene, innebærer at foreldrene må samtykke til henvisningen. De har og en selvstendig rett til å henvise på egenhånd, men det er å anbefale at dette gjøres i samarbeid med skolen. Det er skolen som må gjøre vurderingen av det ordinære opplæringstilbudet og om eleven har et tilfredsstillende utbytte av opplæringen, men dersom skolen og foreldrene er uenige, så er det mulighet for at foreldrene kan henvise, og at PPT ber skolen gjøre disse vurderingene.

Foreldre har flere rettigheter enn at de kan kreve en sakkyndig vurdering. De må samtykke til at det utarbeides en sakkyndig vurdering, de kan innhente en alternativ vurdering fra andre sakkyndige som skal tas med inn når skolen skriver enkeltvedtaket. Foreldrene må samtykke før det treffes enkeltvedtak om individuell tilrettelagt opplæring, eller som det ikke er pålagt å motta individuell tilrettelagt opplæring. Foreldrene har rett til å se den sakkyndige vurderingen før skolen, og de har videre rett til å uttale seg før det blir gjort vedtak fra skolens side. Foreldrene kan klage på enkeltvedtaket om individuell tilrettelagt opplæring. Kopi av årsrapporten skal alltid sendes foreldrene. Når det gjelder den individuelle opplæringsplanen (IOP) har foreldrene rett til innsyn.